A – Critères de structures

Afin d’avoir une configuration adaptée au concept Destination Affaires, le prescripteur doit mettre à la disposition de son client les installations suivantes :
- une salle plénière correspondant à la capacité d’hébergement
- une ou plusieurs salles de sous-commissions de superficies variables
- chaque salle de séminaires doit disposer, en fonction de sa superficie, d’une ou plusieurs portes d’accès indépendantes
- dans le cas d’une salle située à l’étage, le prescripteur doit préciser le mode d’accès (ascenseur, monte-charges) ainsi que la longueur et la largeur de l’escalier à utiliser.

B - Critères d’aménagement

Le prescripteur doit disposer dans chaque salle de plusieurs points pour tirer du courant. Chaque salle de séminaire doit disposer d’un téléphone avec accès rapide au réseau – prise internet.

Les murs de chaque salle de séminaire doivent être recouverts d’un revêtement spécifique favorisant l’acoustique et l’insonorisation, ainsi que d’un système rapide d’accrochage ou de pose.

Chaque salle doit disposer d’un nombre de sièges et de tables qui correspond à sa superficie, au nombre et à la capacité déclarée.

Le prescripteur doit indiquer le type, la forme ainsi que les différentes modulations envisageables.

Chaque fenêtre ou baie vitrée doit être équipée de rideaux opaques ou d’un système spécifique pouvant se manœuvrer de l’intérieur.

C - Critères d’équipement

Système de sonorisation :

Dans une salle plénière, le prescripteur doit mettre à la disposition de son client un système de sonorisation performant et adapté à la superficie de la salle.

Il doit pouvoir fournir au client au minimum 2 micros baladeurs et 2 micros sur pied (à la demande et sur location éventuellement). Là ou les salles de sous-commissions seront équipées en fonction des besoins exprimés par le client.

La salle doit présenter un éclairage suffisant et adapté.

Le prescripteur doit préciser s’il dispose déjà d’équipements spécifiques pour la ou les salles.

Matériel technique à fournir :

Dans la salle plénière, le prescripteur doit être en mesure de fournir au minimum le matériel audiovisuel suivant :
- un paper-board
- un rétroprojecteur et son écran
- un vidéo-projecteur et son écran
- un lecteur de DVD
- un projecteur de diapositives
- un accès internet

Là où les salles de sous-commissions seront équipées en fonction des besoins exprimés par le client. Le prescripteur doit préciser s’il dispose déjà d’équipements spécifiques pour la ou les salles.

Le prescripteur s’engage à assurer la mise en place du fonctionnement des différents équipements mis à la disposition du client et prévoir les mesures d’intervention rapide en cas de panne.

D – Critères de sécurité

Le prescripteur doit indiquer le matériel de protection incendie dont il dispose pour chaque salle dans le cadre de la réglementation en vigueur. Le prescripteur doit indiquer le nombre d’issues de secours pour chaque salle, conformément à la loi.

Les lieux d’hébergement :

En fonction du besoin des entreprises, l’hébergement se fait exclusivement en chambre individuelle ou à deux lits. Le prescripteur doit préciser le nombre de chambres de chaque type. Le minimum de chambres disponibles dans l’établissement est de 16.

L’aménagement des chambres doit comporter au minimum une douche ou bain et wc privés, le téléphone direct, la télévision.

Critère de qualité de service :

Il est demandé au prescripteur de bien vouloir signaler à l’intérieur de son établissement les différents lieux de travail à l’aide d’un fléchage ou de tableaux en mentionnant toujours le nom de l’entreprise.

Le prescripteur doit fournir un maximum d’informations à son client pendant le séjour. Le prescripteur s’engage à soigner particulièrement son accueil en respectant au minimum ces engagements.

Critères d’environnement :

Le prescripteur doit disposer d’un parking visiteurs privé ou proche (moins de 100 m.) du lieu du séminaire. Il doit indiquer s’il est couvert ou non et s’engage à en préciser la capacité et la situation (plan).

Le prescripteur doit indiquer les équipements de sport et de loisirs dont il dispose en précisant les dimensions et la capacité (ex : piscine, sauna, tennis, salle de musculation, …) ainsi que les équipements existants dans un rayon de 5 km autour de son établissement et qui peuvent être fréquentés par ses clients.

Il doit également préciser si une navette existe pour relier les différents sites.

Logistique animation :

Le plus grand soin doit être apporté à l’animation (dîner à thème, soirée dansante…). Le prescripteur s’engage, à la demande, à apporter un soin particulier à l’élaboration d’animations et à présenter son programme de base au client.